Een incassobureau inschakelen voorkomen

Als je de onbetaalde factuur uit handen geeft dan wordt de relatie met jouw klant meestal er niet beter op. Een incassobureau inschakelen doe je om die reden ook niet zomaar. Toch is het lastig, of je nu particulier of een bedrijf bent, als jouw factuur niet wordt betaald. Hoe kan je hier het beste mee omgaan om te voorkomen dat je een incassobureau moet inschakelen.

Betaaltermijn vastleggen is de eerste stap

Hoe voor de hand het misschien ook ligt, maar de eerste stap is dat jij de betaaltermijn duidelijk afspreekt met jouw klant en ook daadwerkelijk vastlegt. Leg schriftelijk vast of het gaat om een eenmalige betaling of meerdere betalingen en wat er exact wanneer betaald moet worden. Als je jezelf deze vragen vooraf stelt kun je dit helderder communiceren naar jouw debiteur en voorkom je onduidelijke situaties. De debiteur kan zich zo optimaal mogelijk voorbereiden op de betaling en zo zijn er zo min mogelijk misverstanden.

Voor bedrijven onderling en consumenten geldt over het algemeen een betaaltermijn van 14 of 30 dagen na factuurdatum. Overheidsinstellingen hanteren gelet op de benodigde controles vaak een betaaltermijn van 60 tot 90 dagen.

Omdat je duidelijke afspraken hebt gemaakt voorkom je veel problemen met de betalingen. Toch zal je er niet helemaal aan ontkomen en kan het nodig zijn dat je het incassobureau inschakelt.

Wanneer kan je het incassobureau inschakelen?

Op het moment dat de betaaltermijn is verstreken is de vordering van de factuur zogenaamd ‘direct opeisbaar’ en kun je hem uit handen geven. Omdat jij waarschijnlijk jouw relatie met de klant niet wil beschadigen, is het aan te raden dat je eerst zelf contact opneemt met de debiteur om te vragen naar de status van de betaling. Juridisch gezien is dit niet nodig, maar vanuit het ondernemersperspectief en vanuit het menselijk perspectief kan iedereen een keer een factuur vergeten of kan je er tegenaan lopen dat de factuur misschien niet helemaal correct is. Om die reden is het absoluut aan te raden eerst zelf de debiteur te benaderen, alvorens een bureau als Incassonet in te schakelen.

Mochten jouw herinneringen en aanmaningen geen effect hebben en betaald de debiteur niet? Dan kun je het incassobureau inschakelen. Je kan dan in overleg ervoor kiezen dat zij eerst nog aanmanen voordat zij de ingebrekestelling versturen. De ingebrekestelling wordt veelal niet eerder dan 30 dagen na het verlopen van de betaaltermijn verstuurd, mede omdat je aan wettelijke kaders vast zit zoals ‘een redelijk betalingstermijn’.

Uiteraard kun je er ook voor kiezen om tot en met de ingebrekestelling zelf te doen. Alleen moet je dan wel opletten dat je conform de Wet Incassokosten de juiste termen, bedragen en data noemt zodat de debiteur zich niet kan beroepen op een fout in de brief waardoor jij zelf volledig opdraait voor de incassokosten. Een incassobureau inschakelen als de ingebrekestelling moet worden verzonden is daarom een aanrader, ter bescherming van jouw eigen kosten.

Een incassobureau inschakelen kun je het beste voorkomen door duidelijk met de debiteur te communiceren en in eerste instantie zelf te zoeken naar oplossingen.